Die Digitalisierung von Dokumenten, ein Prozess, der alle betrifft
Die Digitalisierung von Dokumenten gewinnt an Wichtigkeit! Gestern noch großen Unternehmen und Behörden vorbehalten, hat sie sich allmählich durchgesetzt und ist heute in allen Organisationen anzutreffen, ganz gleich ihrer Grösse oder ihres Tätigkeitsgebietes. Angesichts der wachsenden täglich zu bearbeitenden Papiermengen erfüllt die Digitalisierung zahlreiche Kriterien.
Einsparen von Kosten
Bedingt durch die Wirtschaftskonjunktur kürzen einige Organisationen die Budgets für die manuelle Bearbeitung ihres Workflows, wohingegen andere diese Prozesse modernisieren. Beide Vorgehensweisen verfolgen das gleiche Ziel: Die Kosteneinsparung für das Drucken von Dokumenten, d.h. Verbrauchsstoffe (Toner, Papier, Briefumschläge, etc.), Porto, physisches Archiv… ganz zu schweigen von den Kosten in Verbindung mit der Reproduktion der Dokumente und der Verwaltung der Druckgeräte.
Kürzere Fristen
Auf Märkten mit zunehmendem Wettbewerbsdruck müssen Unternehmen auf allen Ebenen Reaktionsfähigkeit beweisen. Deshalb suchen sie nicht nur Mittel für die Beschleunigung ihrer internen Geschäftsprozesse, sondern auch für die Verkürzung der Zeit, die sie für die Bearbeitung der Informationen aufwenden. Dieser Faktor schlägt bei der Optimierung der Kundenbeziehung besonders zu Buche.
Verbesserung der Rückverfolgbarkeit
Die Gesetzgebung hat auf die Digitalisierung eine beschleunigende Wirkung. Die Digitalisierung verbessert die Rückverfolgbarkeit der Dokumente und ihrer Inhalte, sorgt für Schutz und für eine bessere Absicherung vor Gefahren und Betrug. Die Qualitätsfortschritte in der Digitalisierung, in erster Linie die Möglichkeit, Dokumente sachbezogen zusammenzufassen, haben die Bearbeitung erheblich verbessert.
Unterstützung nachhaltiger Entwicklung
Umweltbewusstsein ist nicht mehr allein das Thema großer Konzerne, sondern längst ein Anliegen Unternehmen aller Größenordnungen. Diese Tendenz zeigt sich im Willen zur Reduzierung des Papierverbrauchs und des Co2- Ausstoßes.
