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Digital Mailroom-Lösungen für Klein- und Großunternehmen

Sind Sie es leid, dass relevante Dokumente nicht zeitgerecht auf den Schreibtischen der richtigen Mitarbeiter landen? Erfassen Sie stattdessen die Informationen sofort beim Empfang durch die Digitalisierung der Dokumente und Automatisierung Ihrer Geschäftsvorfälle an der „Haustür“ in der Poststelle. Spigraph bietet Lösungen für die Digitalisierung und Automatisierung aller Posteingangsumgebungen an.

Digitale Poststelle
Benutzer: Skalierbar von Kleinunternehmen oder Zweigniederlassungen bis hin zu Großunternehmen.
Volumen: Von ein paar Dokumenten in der täglichen Post bis hin zu Millionen von Dokumenten pro Jahr.
Dokumententyp: Allgemeine Post, Rechnungen, Verträge, Briefe, Lebensläufe.
IT-System: Desktop- oder Büroscanner für Kleinunternehmen oder Zweigniederlassungen. Hochleistungsscanner für zentrale Posteingangsstellen.

Case study Digital Mailroom :
 Helsana Insurance erhält über 8 Millionen Dokumente mit der Post.

Erfahren Sie, wie Helsana die Betriebskosten reduziert und die Bearbeitungszeiten für neue Kontoanträge mit den intelligenten Posteingangslösungen von Spigraph optimiert.

Lösungen herunterladen (PDF) 

Problemstellungen:

  • Verspätete, verlorene oder verlegte Eingangspost.
  • Unbearbeitete Post auf dem Schreibtisch oder im Postfach, wenn der Empfänger im Urlaub oder auf Geschäftsreise ist.
  • Kosten für die manuelle Erledigung, Sortierung und Auslieferung der Post an die Empfänger.

Lösung:

  • Scannen der gesamten Eingangspost und Versenden der digitalen Dokumente an die Empfänger vom Schreibtisch des Büroleiters oder direkt aus dem Posteingang. Manuelle Bearbeitung begrenzt auf eine geringe Anzahl von Dokumenten, die aus rechtlichen oder sonstigen Gründen nicht gescannt werden können. 
  • Klassifizierung der Dokumente nach Dokumententyp (wie z.B. Rechnung, Lebenslauf, Vertrag, Auftrag).
  • Einfache Indexierung der Schlüsselinformationen (z.B. Termin, Kundennummer oder Rechnungsbetrag), entweder direkt über das Bedienfeld am Netzwerkscanner oder einen Rechner.
  • Scannen an E-Mail-Programm, Office (Excel oder Word) oder SharePoint.
  • Nahtlose Integration in ERP-, ECM- oder CRM-Plattformen oder sonstige Back-Office-Systeme.

Gesamtnutzen eines digitalen Posteingangs:

  • Gewährleistung der sicheren und vertraulichen Bearbeitung von zeitkritischen, sensiblen Informationen, wie z.B. rechtliche und behördliche Post.
  • Optimierung der Book-to-bill-Ratio bei der Bearbeitung von Kaufverträgen und Einkaufsaufträgen.
  • Reduzierung der Bearbeitungszeit für neue Kontoanträge, Rechnungen und Verträge.
  • Sofortige Postauslieferung an Mitarbeiter im Außendienst.
  • Umleitung der Post nach vordefinierten Regeln, wenn der ursprüngliche Empfänger krankgeschrieben oder im Urlaub ist.
  • Die Möglichkeit für Kunden an allen Orten, den Postdienst zu umgehen und Dokumente von allen Scannern, Multifunktionsdruckern, Smartphones oder Tabletcomputern über eine kosteneffiziente Zahlung nach Nutzung direkt an Ihren Firmen-Client oder ein Partnerportal weiterzuleiten.

butt-solutions-DM-SMEs

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  • Schnelles und kostengünstiges Scannen der Eingangspost in Zweigniederlassungen oder Kleinunternehmen, Weiterleitung der digitalen Dokumente an den Empfänger oder direkte Einbindung in einen Geschäftsvorfall.
  • Flexible, benutzerfreundliche Software für Desktop-, Büro- und mobile Scanner.
  • Scannen an E-Mail-Programm, Office (d.h. Excel oder Word), SharePoint oder andere Geschäftssysteme.

    

 

 
  • Management und Weiterleitung der gesamten Eingangspost von allen Scannern an allen Orten über eine einzige Plattform.
  • Unternehmensspezifische, intelligente Scan-Software zur Klassifizierung, Indexierung und dem Export aller eingehenden Daten und zentrales Management aller eingehenden Informationen über eine einzige Plattform. Dies umfasst Dokumente in elektronischer und Papierform, E-Mail-Inhalte, Fernkopien, SMS oder Inhalte aus sozialen Netzwerken wie Facebook oder LinkedIn.
  • Für zentrale Posteingangsstellen: Hochleistungsscanner mit eingebauter Intelligenz reduzieren die vor- und nachgelagerte Dokumentenvorbereitung, Sortierung und ggf. manuelle Bearbeitung.
  • Für Zweigniederlassungen: Kosteneffizientes Scannen von allen Arbeitsplätzen und aus allen Umgebungen mit nahtloser Integration in die Unternehmensinfrastruktur und zentralem Management.
  • Für Außendienstmitarbeiter: Umgehendes Erfassen der Informationen vor Ort und Weiterleiten der Dokumente direkt an die entsprechende Person oder die Back-Office-Plattform. Verfügbar auf WLAN-fähigen mobilen Scannern, allen Webbrowsern, Smartphones und Tabletcomputern.

Fünf Geschäftsbereiche, auf die ein automatisierter Posteingang große Auswirkungen hat:

  1. Umgehende, sichere Weiterleitung vertraulicher Personalunterlagen an das Personalwesen.
  2. Umgehende Sendung von Rechnungen an die Finanzabteilung zur pünktlichen Zahlung.
  3. Unverzügliche Übermittlung neuer Kontoanträge an den Kundendienst.
  4. Weiterleitung geschäftskritischer Verträge direkt an die Rechtsabteilung.
  5. Schnelle Übermittlung neuer Aufträge direkt an den Vertrieb.